Meeting purchasing. Agenda: - Alur menerima request untuk melakukan pembelian - Interaksi dengan vendor - Manajemen RFQ dan quotation - Perjalanan dari quotation ke purchase order - Komponen di dalam pembentukan PO - Template penomoran - Format PO (terinfo ada dua, format PO) - Perpajakan - Status PR ada apa aja dan konteks pemahaman statusnya seperti apa - Spreadsheet manajemen PR saat Interaksic (minta dokumen pak henderik dan pak hermanto untuk file spreadsheet rekap tahunan, bulanan, bulanan per project) - Proses pencatatan perubahan PR - Penomoran untuk PO yang berubah (with rev misalnya) - Proses pencatatan pembatalan PR - itungan revisi. - Konfirmasi desain formnya - Dokumen yang biasanya perlu dikumpulin terkait pembelian, terutama yang kaitannya dengan perpajakan - Apakah ada informasi/insight yang bisa kita bantu sajikan di dalam aplikasi untuk mempermudah proses pengisian, agar semua informasi bisa diakses dari satu halaman - Konfirmasi proses permintaan pembayaran langsung tanpa invoice - Konfirmasi proses koordinasi dengan tim finance terkait pelunasan - Konfirmasi proses dengan tim penerimaan - if any - Laporan yang biasa disampaikan ke owner, berkala maupun per request - Pemetaan pembelian dengan site/project - Good point yang perlu dipertahankan - Pain point yang perlu diubah - dan apa kira-kira yang akan mempermudah mempercepat proses pendataan PO -------------------- Agenda: - Alur end-to-end terkait pembelian/purchasing - Atribut/informasi PO yang perlu dicatat - Templat PO yang digunakan - Alur setelah dilakukan pembelian (koordinasi dengan Tim Finance, dengan Owner, dengan Gudang, dan lain-lain) - Laporan berkala yang umum disusun/disajikan (berkala / per-permintaan) - Pemetaan pembelian dengan site - Proses perpajakan dalam pembuatan PO - Status PR yang digunakan saat ini - Spreadsheet pengelolaan pembelian/purchasing yang digunakan saat ini (jika ada) Permintaan barang dari proyek, buka purchase requet / atau dari workshop - lewat email. Purchase request, printout, minta acc dari pak wijaya (Direktur) - kalau liat ada nama barang/spek yang kita gajelas, nanti diklarifikasi. Kadang ada beberapa bahasa yang beda2 padahal merujuk ke barang yang sama. Kadang speknya kurang jelas, permintaannya tulis kurang jelas, ambigu. Kadang ada juga pertanyaan dari pak wijaya - barang sudah sering diminta, kok minta lagi. Dari project akan di cc ke workshop/gudang, kalau ada stok. Item A ada stok berapa. Ada penawaran harga, misalnya barang yang jarang idbeli. Kalau barang yang umum sering dibeli, harganya sama -> Baru bikin PO. Ada form PO sendiri, tinggal continue penomorannya. PR --> nomro request materialnya (menghubungkan PO ini siapa yang minta), nomor PH --> penawaran harga. Format penawarn harga itu datengnya dari Pak Henderik - formatnya disii sama vendor, jadi nomornya sama (gaperlu masukin nomor PH), tanggal kirim ini opsional, lokasi kirim perlu dicantumkan (bisa jadi ini ngambil ke lokasi/toko), waktu pembayaran: tempo/cash - 30 hari setelah terima invoice. Pembelian tertentu 2 minggu dari tanggal PO (biasa dicantumkan) - biasanya untuk agreement (pilih, lalu bisa other, bisa ketik sendiri), cash; 30 tanggal terima invoice; 30 tanggal invoicenya; 2 minggu setelah PO dikirim; Kadang ini terjadi kalau marginnya tipis, tinggal pilih vendornya, alamatnya ubah sendiri. Level barang ribuan, Problem, penamaan nama itu bisa beda2 antara PO, SJ, invoice. Lalu jenis barang, spesifikasi pendek, jumlah dan satuan item. Satuan item tidak binding ke jenis barang. Untuk harga perunit, tinggal masukin dari penawaran yang dikasih vendor, total harga jumlah x harga per unit. Kita pakai yang PPNya di bawah, jadi yang atas itu harga kotornya. Kadang, ada perusahaan yang bukan PKP, tanpa PPN (mayoritas pakai PPN). Nanti bisa revisi nomor PO - ini kayak version control aja. Jadi keliatan versi awal, versi 1 2 3 dst. Nomor PO - ikut punya Pak Hermanto. 617(latest, reset 1 per tahun, 3 angka)/SMP/(bulan romawi)/22 (tahun) PR: aktif, selesai, dibatalkan, dibayar, diterima (biasa tim purchasing ada folup ke tim penerimaan whether barangnya ud diterima atau belum). Kalau PO dibatalkan, kalau manualnya dimerahin aja. akan ada kolom pencatatan itiem pembelian. Biasa cynthia itu nanyain PR mana yg udh bisa ditutup mana yg belum. Kalau ada PO yang disusulkan - nomornya sudah lewat. misalnya ada 17-2 --> nanti ini editable aja di POnya Rekap spreadsheet. Rekapnya di excel, nomor, nama PT , nilai/nominal, proyek apa - supaya bisa masukin nomor PO berapa masuk kemana, jadi bisa hitung habis dimana. Kadang2 tapi ga terlalu akurat jg soalnya ada beberapa yg dijadikan stok. Setiap bulan bikin rekapan - direkap per proyek. PO nomor berapa berapa berapa. Form PO yang seutuh dicopy ke sini(nama toko, tanggla po. nomro po, nilai POnya berapa). Bisa rekap perbulan dan perbulan per proyek dan juga bisa per proyek overall. Mapping per proyek (udah approved) Lock PO yang sudah dicetak PDF - kalau ada perubahan PO nanti bisa bikin revisi - sehingga pas penagihan juga gabingung. Dokumen yang perlu dikumpulin: - PR pemilik proyek - Proses permintaan penawaran - Penawaran dari vendor in overall, iso tuh perlu: - di level project - work order - seleksi supplier - daftar pembelian dan pembayaran - PR dari project - permintaan harga - quotation (potentially bisa submit ulang) - purchase order - surat jalan - evaluasi supplier Pelunasan -- bayar POnya pakai apa? Tanyakan ke tim finance untuk peleunasannya gimana? especially karena waktu audit iso ditanyain apakah vendor2 ini sudah dibayar. Ada juga aktual pengiriman, liat dari surat jalan. Targetnya liat dari PO sbnrnya Pas ketemu barang yang sama, misalnya kawat las - pas sudah pilih, keluar harganya, walaupun belum diinput - autofill. Bu Cynthia dan Bu Vita mau htung pengeluaran proyek der pembelian2, futher discussion needed. Setelah PO dicetak, difoto, kirim lewat WA. Bisa terima invoice juga dari vendor (Pak hendrik mostly). Kalau pak hermanto biasa pembelian tempo, kalau pak henderik bisa terima invoice yang difoto - lalu di fwd ke grup, lalu di bayar. Karena sebagian cash besar cash yang punya pak henderikk. Pembayaran cash dan tempo, kalau cash yang langsung, kalau tempo lewat invoice formal, kalau ud dibayar ngasih pak hermanto diteruskan ke vendor, Surat jalan, orang gudang biasa ngasihin surat jalan per interval. Paling di cek aaj kompit atau enggak Data belanjaan non ppn Setiap bulan ada laporjua ke bu cynthia, data belanja non ppn (tanggal, nomor PO, toko, ). Barang2 belanja yang non ppn, yang toko, yang tidak PKP. Sifatnya rekapitulasi. Tidak dilaporkan.